intranet


Quels sont les différents services que peut offrir l' Intranet et qui vont justifier sa mise en place et son utilisation

  • Le travail Coopératif (WorkGroup)
    Les logiciels de travail coopératif permettent à des individus dispersés géographiquement de travailler sur un même document, par le biais du web. Dans certains cas, les participants à une conférence peuvent annoter les documents présentés, dans d'autres ils peuvent parallèlement utiliser un traitement de texte ou un tableur pour produire ensemble le document. Les logiciels de partage d'écran permettent aux participants d'utiliser à distance des logiciels d'applications, pour synchroniser des présentations de textes, graphiques, images, sons ou vidéo. Les tableaux blancs électroniques permettent de visualiser, commenter et annoter des documents en temps réel. Un autre aspect de la gestion du document dans l'entreprise est la possibilité de travailler en équipe sur celui-ci. Cela permet une validation des informations et une garantie de qualité.

  • L'échange de données informatisées (EDI)
    A partir d'une norme commune intitulée Edifact, créée par l'ONU en 1986, ce standard permet à une entreprise d'établir des protocoles pour les documents administratifs (factures, formulaires, bons de commandes, etc) qu'elle échange avec ses fournisseurs, ses clients et sous traitants.

  • Le forum de discussion (NewsGroup)
    Connu aussi sous le nom de UseNet, le principe du forum est né en 1980 du concept UUCP (UNIX to UNIX Copy). Ce concept a été utilisé en 1979 par deux étudiants américains, Jim Ellis et Tom Truscott, pour échanger des articles entre leur deux ordinateur. Bientôt d'autres utilisateurs se sont joint à l'utilisation du UUCP pour participer à cet échange de messages et d'articles. C'est ainsi que le concept UseNet est née. Il recouvre aujourd'hui plus de 800 millions de messages postés dans plus de 100 000 forums de discussions.
    Le forum permet à un groupe de personne d'échanger les points de vue sur un thème commun. La participation nécessite cependant le respect de la « nétiquette ».
    La mise en place d'un forum dans un Intranet permet par exemple à un groupe d'expert de débattre en commun sur un sujet précis. C'est aussi un espace d'échange sur l'actualité de l'entreprise, un moyen de recueillir des opinions, de communication interne et ou de formation.

  • La gestion électronique de documents (GED)
    La GED (Gestion Electronique de Document) a pour but de pérenniser l'ensemble des documents émis et reçus au sein de l'entreprise. Elle suppose de collecter l'information (notes administratives, information institutionnelle, financière, juridique, technique, etc) et de la stocker par la suite sur un support informatique (base de données, CD-ROM, etc)
    D'après le rapport dressé par Strategy Partners, pour l'International Information Management Congress, les raisons qui poussent à mettre en place un système de GED sont :
    • pour 73% l'amélioration du service client
    • pour 53% la réduction des coûts
    • pour 48% l'harmonisation des standards
    • pour 42% la réduction du temps de mise en marché
    • pour 33% la possibilité d'instaurer des économies récurrentes.
  • Le « Data warehouse »
    Ralph Kimball définit le « Data Warehouse » comme une « copie des données qui circulent dans l'entreprise et qui sont spécialement structurées pour des requêtes et des analyses ».
    Le « Data Warehouse » consiste donc à tirer le meilleur parti, à l'aide de technologies appropriées, de l'ensemble des informations dont dispose l'entreprise. L'objectif est de dégager rapidement les éléments d'aide à la prise de décision d'une masse considérable d'information. C'est un système d'information à part entière qui nécessite une mise en place adaptée à sa finalité : quels types d'indicateurs, quelle fréquence, quel format, quels utilisateurs.

  • L'annuaire
    C'est l'une des applications les plus répandues de l'Intranet. L´organigramme de l´entreprise, le « Qui fait quoi ? » permet aux nouveaux de s´orienter et aux anciens de connaître les nouveaux. Il contient essentiellement :
    • le nom du collaborateur
    • le département, la division et le service
    • n° de téléphone interne
    • fax du service
    • adresse e-mail
    • compétences de la personne
    L'annuaire de l'entreprise peut ainsi constituer un premier outil de gestion de compétences. Il est recommandé de mettre en place un moteur de recherche multicritères qui permet de retrouver rapidement une personne par son nom, son n° de téléphone et ou sa compétence. C'est aussi un outil de travail pour les administrateurs qui gèrent et délivrent les autorisations d'accès.

  • Revue de presse
    L'accès rapide à l'information l'un des impératifs de l'Intranet. La revue de presse permet de recevoir chaque matin un résumé de l'actualité quotidienne. Il est important d'être au courant et surtout rapidement des nouveautés concernant l'environnement de l'entreprise : nouveaux produits, l'image de l'entreprise dans la presse, les concurrents, etc. La revue de presse peut, sans surcoût, être diffusée à un public très large quelque soit son emplacement physique. Elle permet ainsi de faire des économies au niveau du papier. Conservée dans une base de données, elle devient un outil stratégique de comparaison et de mesure de l'évolution. Elle contribue à la mémoire de l'entreprise. Mais attention au droit d'auteur. 1999, à l'occasion de la rédaction de la Charte de l'édition en ligne, le Groupement des éditeurs de services en ligne (Geste) avait mis l'accent sur ce problème. Plus de 80% de société possèdent une revue de presse. Bien entendu le problème était déjà lié à la diffusion de revue de presse en format papier. Pour sensibiliser les entreprises au problème du droit d'auteur, un barème de la redevance pour la diffusion d'articles électroniques a été fixé par l 'éditeur (entre 0,01 et 1,28 euro). La gestion de cette procédure a été confié au CFC (Centre Français d'exploitation du droit de Copie).

  • Présentation institutionnelle de l'entreprise
    La présentation de l'entreprise a un double objectif : permettre aux salariés de mieux connaître l'environnement dans lequel ils travaillent et mettre à disposition les plaquettes de présentation pour pouvoir les envoyé aux prospect, aux demandeurs d'informations générales, aux séminaires, etc. Cette présentation contient généralement :
    • historique de la société
    • certains chiffres clés (chiffre d'affaires, nombre de salariés, partenaires, distinctions reçues)
    • les services offerts
    • les clients principaux
    • les filiales
    En complément d'autres informations peuvent faire partie de la présentation institutionnelle de l'entreprise telles que les plans d'accès, la présentation de la direction ou conseil d'administration, les fournisseurs, les logos de l'entreprise.

  • L'Intranet est un outil qui permet de réduire les coûts de fonctionnement :
    « Aujourd'hui, Boeing c'est 80% d'infomanagement et 20% de processus physiques » (le CIO de Boeing, Mission Acsel à Chicago, mai 2002). Les économies à réaliser se situent donc dans ces 80%.
    La société Caterpillar considère que le travail collaboratif lui a permis un gain de 20% de productivité. Quant à la société Cisco et grâce à son Intranet, il y a 3 fois moins d'employés à la DRH (1 pour 150) qu'une entreprise normale de même taille. Dans le même temps, à titre d'exemple, l'automatisation des process administratifs a fait passer le temps de remboursement des missions de 3 semaines à 2 jours. Les employés semblent apprécier le fait d'avoir moins de temps à passer au reporting et aux demandes d'autorisation au profit d'un travail opérationnel ce qui s'est traduit dans les périodes de surchauffe notamment par un turn-over 7 fois plus faible que la moyenne du secteur informatique (3% contre 20%).

  • L'Intranet devient un outil d'intelligence économique et de veille technologique :
    L'Intranet est l'outil qui permet d'alimenter le système en informations. Les sources d'informations qui alimentent cette base de données peuvent être :
    • Des aspirateurs Web ou des logiciels de veille qui parcourent le réseau Internet pour rapatrier les informations publiques disponibles gratuitement. Ces informations peuvent être des données sur les concurrentes, les nouveaux produits lancés, les événements en relation avec l'entreprise, l'actualité des clients et partenaires, la marché. Exemple de logiciels permettant ce type de travaux : KB Crawl (www.beaconseil.com/), WebSite Watcher(www.aignes.com), Copernic Agent Pro (www.copernic.com), etc.
    • Des services payants permettant l'accès à des informations valide : journaux, fils d'information, archives de journaux, etc.
    • Des documents internes tels que les notes de synthèse, fiches techniques, études réalisés par les différents services, les rapports d'étonnement, informations recueillis lors de rencontre, voyages, visites de salon, les rapports d'étonnements. etc.
    • Les favoris des collaborateurs peuvent constituer des sources d'informations très pertinentes.

  • L'Intranet permet de stocker les différentes informations pour être exploitable à tout moment :
    Si l'information dont on dispose n'est pas facilement exploitable par les preneurs de décision, elle n'a donc pas de valeur ajoutée. C'est pour cela qu'il existe différents outils qui permettent un accès simple à l'information. Des moteurs de recherche par exemple indexent le contenu d'un Intranet pour effectuer des recherche par mot-clés. D'autres outils plus avancés sont parfois utilisés tels que les moteurs de recherches sémantiques et/ou des outils de cartographie.
    Pour pouvoir analyser des masses de données importantes, d'autres outils de représentation graphiques sont utilisés pour dégager des tendances, des anomalies, etc. Ce sont des outils de Data Mining.