Les catégories des outils de travail collaboratif

Établir la typologie des outils de travail collaboratif – « Groupware » pour les anglo-saxons ou « Collecticiels » pour les francophones – va servir à montrer la différence et la variété des catégories dans lesquelles se classent les outils du groupware, mais aussi et surtout va faire ressortir leur complémentarité.

Mélissa Saadoun (« Le projet groupware ». Mélissa Saadoun, Eyrolles, 1996) définit quatre approches différentes pour établir cette typologie.

  • La première situe le groupware dans le travail en groupe

    C'est la matrice de Robert Johansen (R. Johansen, 1991. Bob Johansen est un chercheur affilié au MIT –Massachusetts Institute of Technology-) qui repose sur des critères de lieu et de moment.

    Même moment
    Lieu différent
    Moment différent
    Lieu différent
    TéléconférenceMessagerie en général
    Même moment
    Même lieu
    Moment différent
    Même lieu
    PC à écran partagésSalle de réunion virtuelle


    Cette matrice montre que le travail collaboratif libère les membres du groupe des contraintes de temps et de lieux.
  • La deuxième nous aide à identifier quelle va être l'entité qui va être contrôlée et organisée par le groupware mis en place, et de cela va dépendre sa conception et son architecture.

    Il existe la classification développé par Esther Dyson (Esther Dyson est le dirigeant de la société EDventure Holdings qui publie une lettre mensuelle sur la technologie et l'industrie dont le tire est « Release 1.0 ». Diplômé en économie de l'Univeresité de Harvard, il a écrit plusieurs articles dans le New York Times.). Elle comporte trois types :
    • Groupware centré sur l'individu
      C'est la personne au sens individuel qui est au centre de cette catégorie de système groupware. Ce dernier va gérer localement le travail de chaque individu au sein du groupe. Il devra donc gérer des outils de travail individuels (applications bureautiques) et les interconnecter par des modules d'échange, par exemple la messagerie.

    • Groupware centré sur le document
      Dans ce cas, le groupware va gérer tout ce qui concerne le document : son routage, sa consultation, sa création et mise à jour, ses droits d'accès,… Le travail de l'utilisateur est complètement centré sur les étapes de production du document, très peu sur les transactions interpersonnelles. Exemple: le workflow.

    • Groupware centré sur le processus
      Cette catégorie de système groupware veille à garantir l'intégralité des activités et que les tâches soient effectuées dans le bon enchaînement. Il gérera les interrelations entre les rôles plutôt qu'entre les acteurs, et les informations relatives à un processus.
  • La troisième nous présente les services et usages que l'on peut attendre d'un environnement groupware, en mettant en évidence trois familles d'application, que l'on peut faire correspondre aux trois "missions" du groupware, que sont la communication, la collaboration et la coordination.
    Ce sont les applications orientées mémoire, routage et échange.
    • La famille des applications orientées mémoire.
      Leur but est de mettre en commun les informations et les connaissances de l'entreprise capitalisée par et pour les activités de différent groupes et individus. Cette famille prend son importance dés qu'il s'agit d'organiser le travail de membres qui dispérsés géographiquement et temporellement. Exemple : les applications de bibliothèque (gestion documentaire), les applications kiosque (lettres d'informations de l'entreprise à ses employés).

    • La famille des applications routage.
      Elle assure le rôle de transporteur d'informations entre les différentes entités, que ce soit des hommes ou des applications, suivant des schèmas de circulation généralement prédéfinis entre acteurs. La transmission des informations se fait sans contrainte de temps, et fonctionne selon le mode « push ».
      Exemple : les applications de Workflow, les applications de messagerie.

  • La quatrième approche est l'approche "commerciale". Elle est basée sur les produits existants sur le marché. Elle permet de faire correspondre les besoins à la réalité des fonctionnalités des produits du marché.

    Alors que les trois approches précédentes faisaient réfléchir sur les besoins et l'organisation de l'entreprise, permettant de structurer un système groupware adapté à l'entreprise, cette dernière approche limite la vision à des catégories indépendantes d'outils. Néanmoins, elle permet de connaître ce qui existe déjà et, combinée aux trois autres approches, le choix d'un système groupware n'en sera que plus optimal.

    Panorama des outils de travail collaboratif

    Les cinq principaux éditeurs d'outils de Travail Collaboratif Assisté par Ordinateur (TCAO)
    Editeur Nom du produit Positionnement Références
    Microsoft Exchange 2000 Server, Outlook, Sharepoint Portal Server 2001, Content Manager Server 2002 C'est la combinaison de différents produits de la gamme Microsoft qui donne un ensemble d'applications très complet. Les outils les plus simples sont présents dans de très nombreuses entreprises. Les applications de Microsoft sont appréciées pour leur ergonomie et leur facilité d'implémentation. Monde : Boeing. France : Accenture, la Croix Rouge, Bosch; l'Oréal, Bouygues.
    Lotus (IBM) Notes, Domino, Domino.Doc, WorkFlow, SameTime, Quickplace, Discovery Server, Extended Search. Lotus - qui a été racheté par IBM il y a quelques années - est le pionnier du collaboratif en entreprise : l'éditeur est le premier à avoir cru au TCAO dès le milieu des années 80. Lotus est donc très présent dans les grands comptes. L'éditeur dispose en outre d'une gamme de produits très complète et très puissants, mais les fonctions les plus avancées souffrent de leur complexité d'utilisation. Monde : Ericsson, BT. France : Renault, Société Générale.
    Novell GroupWise La gamme d'outils collaboratifs de Novell est loin d'être aussi riche que celle des autres éditeurs mentionnés dans ce panorama, mais il s'agit tout de même d'un éditeur important dans le secteur. Monde : Elwood Group, Twinings. France : Opéra de Paris.
    eRoom eRoom eRoom a regroupé toutes ses applications dans un unique produit qui représente d'après Serge Levan ce qui se fait de plus performant sur le marché. C'est en quelque sorte le produit best of breed du moment. Mais eRoom ne bénéficie pas du poids de l'existant comme c'est le cas pour Lotus et Microsoft : eRoom est un produit assez récent. Mais le récent rachat de l'éditeur par Documentum devrait permettre à eRoom de se développer très rapidement. Monde : Ford, HP, EDS, Deloitte. France : Airbus, Aventis, Saint Gobain.
    OpenText Livelink Livelink vient du monde de la gestion documentaire. Ce n'est donc pas à proprement parler un éditeur d'outils collaboratifs. Cependant, ses produits sont suffisamment sérieux pour qu'il puisse légitimement se revendiquer éditeur de TCAO. Opentext est positionné sur ce secteur depuis la fin des années 90. Monde :Siemens, Unilever, Câble&Wireless. France : Accor, Airbus, Vivendi Universal, La Poste, MAAF Assurances.
    Source : Journal du net